Czy przechowywać dokumenty poza firmą?

Co zrobić, żeby nie martwić się o bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów? W tym artykule sprawdzamy, na czym dokładnie polega pomoc specjalistów i czy warto skorzystać z takiego wsparcia.

Co o przechowywaniu dokumentów mówi RODO?

Rozporządzanie precyzuje m.in. kto jest administratorem danych osobowych oraz jakie czynności można uznać za przetwarzanie danych osobowych. Przechowywanie dokumentów, zawierających informacje o klientach można uznać za takie działania. To oznacza, że przedsiębiorca, który nie zatroszczy się o bezpieczeństwo tych danych, musi liczyć się z wysokimi karami. Te czasem sięgają astronomicznych kwot, toteż zdecydowanie nie warto zaniedbać tych powinności.

W rozporządzeniu nie znajdziemy konkretnych rad, które będą wspierać nas w zakupie firmowego wyposażenia. Sami musimy podjąć decyzje dot. tego, w jakich szafach będziemy przechowywać swoje akta. Musimy jednak liczyć się z tym, że to my odpowiemy za ewentualne ryzyko i za wyciek informacji. Wiele przedsiębiorstw woli nie czuć na co dzień takiej odpowiedzialności i zamiast spędzać czas na planowaniu procesu przechowywaniu, podejmuje decyzję o przekazaniu takich czynności na zewnątrz.

Co musimy wiedzieć o firmach, specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów?

Rzetelne podmioty, które działają w tej branży, często, oprócz przechowywania dokumentów, oferują również:

  • niszczenie akt;
  • archiwizację;
  • digitalizowanie.

Jak widać, usługi mają bardzo kompleksowy charakter, a skorzystanie z każdego wyżej wymienionego wariantu wsparcia jest nieco prostsze, jeśli przechowujemy akta poza firmą.

Należy też zdawać sobie sprawę z tego, że usługodawcy bardzo elastycznie podchodzą do potrzeb swoich klientów. Dostarczają do ich siedziby pojemniki o różnych rozmiarach. Dopasowują dogodny termin odebrania dokumentacji. Informują, doradzają i odpowiadają na wszelkie pytania, związane z usługami. To sprawia, że klient doskonale zna warunki współpracy, czuje się pewnie i wie, czego się spodziewać. Na takie traktowanie mogą liczyć np. klienci korzystający z usług firmy Rhenus Data Office Polska.

Bezpieczeństwo akt w zewnętrznych archiwach

Jedną z największych zalet takiej pomocy jest zwiększone bezpieczeństwo. Specjalne obiekty wyposażone są w najnowsze technologie, z którymi nie musimy martwić się o kradzież, powódź, pożar oraz inne zagrożenia, które mogą zaszkodzić naszym aktom. Oprócz tego klienci doceniają fakt, że mimo tego, że akt nie ma fizycznie w ich siedzibie, mogą cieszyć się z nieutrudnionego dostępu do dokumentacji. Wszystko dzięki specjalnie zaprojektowanym platformom online. Gwarantują nieprzerwany dostęp do dokumentacji.

Nowoczesne podejście do przechowywania dokumentów udowadnia, że bezpieczeństwo jest priorytetem dla usługodawców działających w tej branży. To właśnie dlatego na takie wsparcie decydują się firmy niewielkie, o bardzo ograniczonej działalności, jak i wielkie, potężne, wieloodziałowe korporacje. Wszystkie te podmioty doceniają bowiem komforto psychiczny oraz możliwość pełnego skupienia się na innych swoich obowiązkach.

Źródło: Rhenus-data.pl

Recommended Articles

Dodaj komentarz